Antwort auf reklamation brief Muster

Egal, wie verletzend oder unfair ihre Reaktion erscheinen mag, es ist wichtig zu erkennen, dass sie sich die Zeit genommen haben, eine Beschwerde zu erstellen, weil sie eine so negative Erfahrung gemacht haben. Keiner Ihrer Kunden sollte eine so schreckliche Erfahrung machen, und es liegt in der Verantwortung Ihres Unternehmens, sich dafür zu entschuldigen. Abgesehen von der Beurteilung von Lösungen, Abhilfemaßnahmen oder Entschädigungen usw. ist es immer wichtig, auf alle Beschwerden mit Empathie und Sympathie zu reagieren. Denken Sie daran, dass die Person am anderen Ende des Telefons, oder der Verfasser des Beschwerdebriefs, ein anderer Mensch ist, der versucht, das Beste zu tun, was sie können, mit dem gleichen Druck und den gleichen Herausforderungen, die Sie haben. Respektieren Sie die andere Person. Konzentrieren Sie sich auf die Probleme und Lösungen, nicht auf die Persönlichkeit oder die Emotion. Geben Sie Ihrem Kundenservice-Team die Befugnis, die meisten Kundenbeschwerden zu bearbeiten, um zu vermeiden, dass Ihr Kunde an eine Reihe von Personen und Managern weitergegeben wird. Wenn das Problem aufgetreten ist oder wiederholt werden kann, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, damit Sie keine weitere Beschwerde erhalten. Obwohl ich nicht glaube, dass Kundenbeschwerden im wörtlichen Sinne “gut” sind, bieten sie langfristig Vorteile. Wenn diese Beschwerden eingehen, insbesondere solche, die überall üblich sind, haben Unternehmen die Möglichkeit, sich zu verbessern. Sie können schwenken und so Kunden, die wahrscheinlich zurückkehren werden, einen besseren Service bieten. Übernehmen Sie immer die persönliche Verantwortung für Probleme, bis sie vollständig gelöst sind.

Werfen Sie es nicht einfach über die Wand und hoffen Sie, dass ein Kollege es durchschaut. Sie müssen der Hüter der Beschwerde sein und sich um den Kunden kümmern, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation das Richtige tut, auch wenn jemand anderes dafür verantwortlich ist. Überprüfen Sie immer, ob der Kunde betreut wurde, und das Problem endlich gelöst – es ist nur ein Anruf. Eine Kundenbeschwerde zeigt ein Problem auf, ob es sich nun um ein Problem mit Ihrem Produkt, Ihren Mitarbeitern oder internen Prozessen handelt, und wenn Sie diese Probleme direkt von Ihren Kunden hören, können Sie untersuchen und verbessern, um weitere Beschwerden in der Zukunft zu vermeiden. Ich freue mich darauf, so bald wie möglich von Ihnen zu hören, um dieses Problem zu lösen. Wenn ich nicht innerhalb von ____ Tagen von Ihnen höre, werde ich Beschwerden bei den zuständigen Verbraucheragenturen einreichen und meine rechtlichen Alternativen prüfen. Ich lege Kopien meiner Quittung bei. Ich kann unter der oben genannten Adresse und Telefonnummer kontaktiert werden. Wie formell oder informell sollten Ihre E-Mail-Antworten sein? Das hängt von der Persönlichkeit und dem Kundenstamm Ihrer Marke sowie von der Art und dem Ton der Beschwerde ab. Denken Sie nur daran, dass Versuche, clever zu sein, einem wütenden Kunden obliegend erscheinen könnten. In den meisten Fällen sollten Sie es gerade spielen. Manchmal hängt der Unterschied zwischen der Lösung einer Verbraucherbeschwerde und nicht stark der Art und Weise, wie Sie sich beschweren.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und eine Lösung meines Problems und werde bis (eine Frist setzen) warten, bevor ich Hilfe bei einer Verbraucherschutzagentur oder dem Better Business Bureau ansuche. Bitte kontaktieren Sie mich unter der oben genannten Adresse oder telefonisch unter (Haus- und/oder Büronummern mit Vorwahl). Aber, hören Sie nicht nur bei der Entschuldigung auf; mit dem Versprechen, die Beschwerde zu lösen. Darüber hinaus kommt die Forschung zu dem Ergebnis, dass Kunden, deren Beschwerden schnell bearbeitet werden, oft zu treuen Kunden und sogar Markenvertretern werden können.

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